Zeiterfassung in Excel – nur als Notlösung?

In kleinen und mittleren Unternehmen erfolgt die Zeiterfassung oft mittels einer Excel-Vorlage. Da Excel normalerweise ohnehin erworben wurde ist diese Lösung erstmal kostenlos. Eine entsprechende Vorlage kann ein versierter User programmieren, alternativ gibt es auch kostenlose Vorlagen im Internet zum Download. Diese sollten allerdings mit Vorsicht genossen werden, da sie Viren oder Trojaner enthalten können. Jedoch stellt sich die Frage nach der Effizienz, der Aktualität und der Präzision der Zeiten. Eine Excel-Zeiterfassung birgt also mehrere Gefahren.

Ehrlich währt am längsten

Wenn jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeit eigenverantwortlich in Excel erfasst finden sich oft schwarze Schafe in der Belegschaft. Ein solches System kann leicht ausgenutzt und manipuliert werden. So wird zum Beispiel die Arbeitszeit oft nicht täglich erfasst, sondern teilweise eine ganze Woche nachgetragen. Dass solche Daten dann keine ernsthafte Grundlage für unternehmerische Kalkulationen bilden ist der Geschäftsleitung oft nicht bewußt. Ferner verleitet das weit verbreitete Nachtragen der Zeiten zum Fälschen des Arbeitszeitkontos.

Eine weitere Gefahr besteht im versehentlichen Löschen oder Überschreiben der Datei. In diesem Fall sind die Zeiten unwiederbringlich verloren.

Dem Vorgesetzten ist es praktisch nicht möglich, die Einhaltung der Arbeitszeit zu kontrollieren. Wenn ein konkreter Verdacht auf Manipulationen besteht muß im Endeffekt manuell überwacht und protokolliert werden, was im Fall eines Rechtsstreites rechtlich bedenklich oder unzulässig sein kann.

Abrechnungsprobleme

Ein oft nicht bedachtes Problem ergibt sich bei Firmen, die hauptsächlich in Projekten arbeiten. Wenn die Arbeitszeit lediglich in Excel erfasst wird, ist nicht möglich sie den einzelnen Projekten zuzuordnen und damit dem Kunden exakt in Rechnung zu stellen. Bei Reklamationen hat der Unternehmer Schwierigkeiten, dem Kunden die Zeiten nachzuweisen. Doch bereits vorher ist es schwierig, den Posten Arbeitszeit für Angebote zu berechnen. Andererseits kann es zu Streit über Plus- oder Minusstunden kommen. Falls der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer nicht glaubt kann so ein Streit schnell eskalieren.

Excel auf Dauer?

Die Erfassung der Arbeitszeit mit Excel kann im Endeffekt nur als Not- oder Übergangslösung bewertet werden. Sie bringt zu wenig Nutzen, kostet viel Zeit und verleitet zu Manipulationen. Die Daten werden nicht automatisch gesammelt und weiterverarbeitet, was auch in der Personalabteilung unnötige Mehrarbeit bedeuten kann. Da der Weg von Excel zu einer Zeiterfassungs-Software nicht weit ist, sollte er mittelfristig beschritten werden. Eine gut programmierte Software bedeutet nicht mehr Aufwand für den User, die Zeiten können einzelnen Projekten zugeordnet werden und sind vor Totalverlust geschützt. Die Erfahrung zeigt, dass die freiwerdende Arbeitszeit und der kalkulatorische Nutzen der Arbeitszeiten die Anschaffungskosten sehr schnell amortisiert.

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